Die Meldepflicht gilt für alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme (Registrierkassen) verwenden, die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind oder sein müssten. Nicht betriebsfähige Kassensysteme oder Kassen, die lediglich als Erfassungshilfen dienen, sind von der Meldepflicht ausgenommen.

• Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen spätestens bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Kassensysteme, die ab dem 1. Juli 2025 neu angeschafft werden, müssen jeweils innerhalb eines Monats nach Anschaffung bei der zuständigen Finanzverwaltung angemeldet werden.

• alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• alle ab dem 1. Juli 2025 angeschafften Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.
• das gilt auch für gemietete und geleaste Kassensysteme.
• Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb gehen und nicht mehr im Betrieb vorgehalten werden, müssen innerhalb eines Monats abgemeldet werden
• Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb gehen, müssen abgemeldet werden, wenn sie zuvor angemeldet worden sind
• bei jeder Mitteilung müssen stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung übermittelt werden

• als elektronische oder computergestützte -meldepflichtige- Kassensysteme oder Registrierkassen gelten für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, die eine Kassenfunktion haben.
• als Kassenfunktion gilt es, wenn ein Aufzeichnungssystem der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann.
• dies gilt auch für „vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen“ wie zum Beispiel Geldkarten, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern, wie auch „an Geldes statt“ angenommener Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen.
• Aufbewahrungsmöglichkeiten für Bargeld, etwa in Form einer Kassenlade, spielen hingegen keine Rolle
• die oben dargestellten Regelungen gelten grundsätzlich auch für Wegstreckenzähler und Taxameter. Ausgenommen sind jedoch Taxameter und Wegstreckenzähler, die ohne eine technische Sicherheitseinrichtung verwendet werden und für die die Nichtbeanstandungsregelung der Finanzverwaltung (längstens bis 31. Dezember 2025) in Anspruch genommen wird. Bei Taxametern und Wegstreckenzählern ist bei dem elektronischen Aufzeichnungssystem auch das jeweilige Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs mitzuteilen

Neben der initialen Anmeldung müssen auch Änderungen und die Außerbetriebnahme von Kassensystemen gemeldet werden. Die neue Pflicht ist also eine Daueraufgabe. 

Eine An-/Abmeldung hat innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu erfolgen. 

Nach § 146a Abs. 4 Satz 1 AO sind folgende Angaben nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung mitzuteilen:

1. Name des Steuerpflichtigen
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
4. Art des verwendeten eAS
5. Anzahl der verwendeten eAS
6. Seriennummer des verwendeten eAS
7. Datum der Anschaffung des verwendeten eAS
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten eAS

Darüber hinaus werden weitere (technische) Angaben zur Betriebsstätte, zur Art der Kasse und zur TSE abgefragt.

1. Ordnungswidrigkeit und Bußgeld:

   • Die Nichtabgabe der Meldung kann als Ordnungswidrigkeit gemäß § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 AO geahndet werden, wenn dadurch die Möglichkeit geschaffen wird, Steuern zu verkürzen oder ungerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen.
   • In solchen Fällen kann ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro verhängt werden (§ 379 Abs. 4 AO).

2. Steuerliche Konsequenzen:

   • Ein Verstoß gegen die Verpflichtungen des § 146a AO, wie die Nichtmeldung, kann dazu führen, dass die Buchführung als nicht ordnungsgemäß angesehen wird. Dies könnte eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO zur Folge haben.

3. Haftungsrechtliche und strafrechtliche Folgen:

   • Neben den steuerlichen Folgen können bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit auch haftungsrechtliche oder strafrechtliche Konsequenzen für die handelnde Person in Betracht kommen, wie z. B. eine Steuerhinterziehung oder Beihilfe dazu.

Bitte sprechen Sie hierzu zunächst den Kassenhersteller an.

Des Weiteren haben wir hier für die gängigsten Kassensysteme eine Kurzanleitung bereitgestellt um die Datei für den DSFinV-K-Export abrufen. 

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, die Meldung durchzuführen:

1. manuelle Eingabe im ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“
2. Upload einer XML-Datei (z.B. direkt aus dem Kassensystem) in „Mein ELSTER“
3. Nutzung einer externen Software, die die Meldung über die ERiC-Schnittstelle ermöglicht

Wir möchten Sie gerne bei der Kassenmeldung nach § 146a AO unterstützen! Hierzu setzten wir ein gesondertes Tool ein. Eine gesonderte Einladung erhalten unsere Mandanten zeitnah von uns per E-Mail. Bei meldepflichtigen Kassen möchten wir Sie bitten, sich zu registrieren und der weiteren Anleitung zu folgen. Bei Fragen stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung.

Die Gebühr beträgt pro abgegebener Meldung (Anmeldung, Abmeldung, Ummeldung) pauschal 50 EUR netto pro elektronischen Kassensystem.  Optional ist ein Erinnerungsservice buchbar, der je nach ausgewählten Intervall abgerechnet wird. Bei einer monatlichen Erinnerung fallen zusätzlich 5,00 EUR netto pro Monat an. Bei individuellen Hilfestellungen (z.B. Abstimmungen mit dem Kassenaufsteller) rechnen wir die Zusatzarbeiten nach Aufwand gesondert ab. 

Unser Tool übermittelt nicht nur die digitalen Kassenmeldungen an das Finanzamt! Mit dem Erinnerungsservice denkt es auch jeden Monat mit und erinnert Sie daran, Ihre Kassen gegebenenfalls zu aktualisieren, abzumelden oder neu angeschaffte Kassen zu melden.

Ja, das Finanzamt bietet auf der Internetseite (https://www.elster.de) eine kostenlose Kassenmeldung an. Nachdem Sie sich dort registriert haben, finden Sie die digitale Kassenmeldung unter: Formulare & Leistungen/ Alle Formulare/ sonstige Formulare/ Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§146a Absatz 4 AO).