brennpunkte
E-Rechnung
Digitale Prozesse aus einem Guss
ZugFerd, X-RECHNUNG & CO. Pflicht oder KÜR? - Wir klären auf.
E-Rechnung | Ein Überblick
Mit den FAQs sowie der Videoreihe möchten wir Ihnen einen ersten Überblick zu den gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung geben.
Die Umstellung auf die E-Rechnung betrachten wir ausdrücklich als Chance für alle Unternehmer mit einem geringen Digitalisierungsgrad. MS Office und Co. sollten auch unabhängig von einer E-Rechnungspflicht – lieber heute als morgen – der Vergangenheit angehören.
Wer bereits gut aufgestellt ist, braucht die Umstellung nicht zu fürchten, alle gängigen Tools sind oder werden spätestens in den nächsten Wochen fit für das Thema E-Rechnung sein. Gerne können Sie auch unseren E-Rechnungs-Check-Up ausfüllen.
Eine ausführliche Präsentation kann hier abgerufen werden.
Bitte sprechen Sie uns rechtzeitig an, wenn erkennbarer Handlungsbedarf besteht. Gerne nehmen wir telefonisch, per Email oder über unser Buchungsportal Gesprächstermine entgegen.
E-Rechnung | Countdown bis zum Start
E-Rechnung | Gesetzliche Grundlagen
FAQ zu den Grundlagen der E-Rechnung
Was ist der Hintergrund der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung?
Was wurde beschlossen?
Zukünftig werden alle Umsätze zwischen Unternehmen, die im Inland (inkl. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sind, von der neuen E-Rechnungspflicht erfasst. Damit sind Business-to-Business-Umsätze zukünftig verpflichtend über E-Rechnungen abzurechnen.
Mein Unternehmen ist nur im B2C-Bereich tätig. Was gilt?
Gibt es weitere Ausnahmen?
Ja, Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrausweise können weiterhin als ,,sonstige Rechnungen“ beispielsweise in Papierform oder einem anderen elektronischen Format (klassische pdf.) übermittelt werden.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Ab wann gelten die neuen Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung?
Wie sehen die Übergangsreglungen konkret aus?
Umsatzausführung nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2027:
Unternehmen dürfen weiterhin über Papierrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format abrechnen, statt eine E-Rechnung zu erstellen.
Umsatzausführung nach dem 31.12.2025 und vor dem 1.1.2028:
Unternehmen dürfen weiterhin über sogenannte EDI-Rechnungen (Electronic-Data-Interchange-Rechnungen) die Umsätze abrechnen, auch wenn aus den Rechnungen die geforderten Daten nicht automatisch extrahiert werden können.
Umsatzausführung nach dem 31.12.2026 und vor dem 1.1.2028:
Unternehmen dürfen weiterhin eine Papierrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers eine in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnung verwenden, wenn das ausstellende Unternehmen im vorangegangenen Kalender einen Gesamtumsatz (nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hatte.
Wir versenden bereits Rechnungen im pdf.-Format. Reicht das?
Nein, als E-Rechnung gilt hierbei aber nur noch ein Beleg, der in einem bestimmten, strukturierten, elektronischen Format entspricht, ausgestellt wird.Wichtig: Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format fallen nicht darunter. Diese werden künftig als "sonstige Rechnung" bezeichnet.
E-Rechnung | Die richtigen Formate
FAQ zu den Formaten der E-Rechnung
Welche Rechnungsformate können eingesetzt werden?
Zulässige Formate sind unter anderem die XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Andere Formate sind ebenfalls zulässig, sofern sie die Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllen oder mit ihr kompatibel sind.
Wir versenden bereits Rechnungen im pdf.-Format. Reicht das?
Nein, als E-Rechnung gilt hierbei aber nur noch ein Beleg, der in einem bestimmten, strukturierten, elektronischen Format entspricht, ausgestellt wird. Wichtig: Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format fallen nicht darunter. Diese werden künftig als "sonstige Rechnung" bezeichnet.
Was bedeutet ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert PDF und XML-Datei.
Was bedeutet X-Rechnung?
Die X-Rechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, der von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelte wurde und bereitgestellt wird. Die X-Rechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, d. h., die Inhalte einer Rechnung sind spezifiziert und können automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden. Für einen normalen Menschen sind solchen Rechnungen nur schwierig auf den ersten Blick zu erfassen.
Kann das EDI-Verfahren weiterhin genutzt werden?
Ja, das EDI-Verfahren kann weiterhin genutzt werden, sofern die erforderlichen Informationen im richtigen und vollständigen Format vorliegen, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.
Sind wir an ein gewähltes Format langfristig gebunden?
Nein, die Entscheidung kann bei jeder Rechnungsstellung neu ausgeübt werden. Alle gängigen Fakturaprogramme unterstützen beide Formate. Um den internen Aufwand zu reduzieren und einheitliche Prozesse zu implementieren, empfehlen wir beide Format rechtzeitig zu testen.
Welches Format soll ich einsetzen?
Der Unternehmer kann zwischen den vorgegebene Formaten frei auswählen.
Wir halten das ZUGFeRD Format für lesefreundlicher und auch näher am bisher schon gewohnten pdF-Format und werden auch selbst dieses Format in unserer Kanzlei einsetzen.
Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten - nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem - problemlos möglich ist. .
E-Rechnung | Ihre Vorteile
FAQ zur Umsetzung der E-Rechnung
Was müssen Unternehmen bis zum 1. Januar 2025 umsetzen?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Es gibt keine Übergangsregelungen und keine Ausnahmen.
Wie können wir die Empfangspflicht von E-Rechnungen umsetzen?
Wir empfehlen, eine gesonderte Emailadresse (Funktionspostfach) einzurichten. Diese Emailadresse (z.B. rechnung@mein-unternehmen.de) dient dann als zentraler digitaler Dokumentenkorb. Damit eine Weiterverarbeitung gewährleistet ist, empfehlen wir Ihnen DATEV Unternehmen Online einzusetzen.
Wir nutzen MS Office für die Rechnungstellung
Anabhängig vom Themenkompex E-Rechnungen sind MS Office Produkte nicht revisionssicher und erfüllen auch nicht die GOBD. Sie sind somit kein geeigentes Tool für die Erstellung von Ausgangsrechnungen.
Oftmals kann dies zu kostspieligen und unnötigen Hinzuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen führen.
Aber auch der Komfort ist deutlich schlechter als mit einem professionellen Tool. Wir beraten Sie gerne.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Unternehmen sollten frühzeitig mit der Vorbereitung auf die Umstellung beginnen und ihre Rechnungsprozesse überprüfen, um eine fristgerechte Umsetzung sicherzustellen. Dabei ist zu prüfen, ob die vorhandenen Rechnungsprogramme E-Rechnungen erstellen und versenden können.
Falls nicht, sollte bereits jetzt an die erforderliche Umstellung gedacht werden. Dies umfasst sowohl die Anschaffung der notwendigen technischen Ausstattung als auch die Schulung der Mitarbeiter.