Die Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar und prüfbar, wie steuerlich relevante Daten in Ihrem Unternehmen entstehen, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden.

Sie dokumentiert insbesondere:

• organisatorische Abläufe der Buchführung

• eingesetzte Software und IT-Systeme

• Verantwortlichkeiten im Unternehmen

• Prozesse rund um Belege, Rechnungen und Archivierung

Ja, Unternehmen sind verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Diese Pflicht ergibt sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Die Verpflichtung gilt unabhängig von der Rechtsform, Größe, Branche oder der Art der Gewinnermittlung  (z.B. Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz).

Sie tritt alle steuerrelevanten Geschäftsprozesse – beispielsweise bei der Erfassung, Verarbeitung, Archivierung oder dem Empfang von Rechnungen sowie der Erstellung von Ausgangsrechnungen. 

Fehlt eine Verfahrensdokumentation, kann dies im Rahmen einer Betriebsprüfung als formeller Mangel der Buchführung gewertet werden.

Mögliche Folgen können sein:

• Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung

• Hinzuschätzungen durch die Finanzverwaltung

• intensivere Prüfungen einzelner Prozesse

Eine Verfahrensdokumentation dient daher auch als wichtiger Schutz in der Betriebsprüfung.

Eine vollständige Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus vier Bereichen:

1. Allgemeine Beschreibung
   Überblick über Unternehmen, Organisation und eingesetzte Systeme.

2. Anwenderdokumentation
   Beschreibung der praktischen Abläufe im Unternehmen (z. B. Rechnungseingang, Belegablage).

3. Technische Systemdokumentation
   Dokumentation der eingesetzten IT-Systeme und Schnittstellen.

4. Internes Kontrollsystem (IKS)
   Beschreibung von Kontrollen und Zuständigkeiten innerhalb der Prozesse.

Neben der steuerlichen Pflicht hat die Verfahrensdokumentation einen erheblichen unternehmerischen Mehrwert.

Sie führt dazu, dass Prozesse strukturiert analysiert und transparent beschrieben werden. Dadurch ergeben sich häufig:

• klar definierte Abläufe im Rechnungswesen

• bessere Verantwortlichkeiten im Team

• standardisierte Prozesse

• reduzierte Fehlerquellen

• schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Viele Unternehmen stellen im Rahmen der Erstellung erstmals fest, wie ihre Buchhaltungsprozesse tatsächlich ablaufen – und wo Verbesserungspotenziale bestehen.

Bei der Erstellung der Dokumentation werden sämtliche Abläufe rund um die Buchhaltung systematisch durchleuchtet, z. B.:

• Wie gelangen Eingangsrechnungen ins Unternehmen?

• Wer prüft Rechnungen?

• Wo werden Belege abgelegt?

• Wie gelangen Daten in die Finanzbuchhaltung?

Diese Analyse macht Prozesse sichtbar und ermöglicht:

• Identifikation ineffizienter Abläufe

• Digitalisierungspotenziale

• Reduktion manueller Tätigkeiten

• klar definierte Verantwortlichkeiten

Die Verfahrensdokumentation ist damit nicht nur ein steuerliches Dokument, sondern auch ein Instrument zur organisatorischen Weiterentwicklung des Unternehmens.

Ja.

Die Dokumentation muss den tatsächlichen Verhältnissen im Unternehmen entsprechen. Änderungen sollten daher zeitnah aktualisiert werden, beispielsweise bei:

• Einführung neuer Software

• Änderungen der Buchhaltungsprozesse

• Wechsel von Zuständigkeiten

• Einführung digitaler Archivsystem

Mit unserer Software werden Sie automatisch erinnert und können zwischenzeitliche Veränderungen revisionssicher vornehmen.

Um Ihnen die Erfüllung dieser gesetzlichen Pflicht möglichst einfach zu machen, bieten wir Ihnen die Erstellung der Verfahrensdokumentation über eine speziell hierfür entwickelte Software an.

Die Vorteile:

• Geführte Erstellung im Interviewformat – alle relevanten Punkte werden systematisch abgefragt
• Automatische Erstellung und Speicherung der vollständigen Verfahrensdokumentation
• Möglichkeit, ergänzende Unterlagen hochzuladen
• Erinnerungsfunktion zur Fertigstellung und jährlichen Aktualisierung
• Sichere Bereitstellung im Fall einer Betriebsprüfung

Die Kosten pro Firma betragen:

• 150,00 EUR für die Ersteinrichtung des Systems (einmalig)
• 25,00 EUR monatlich

In den monatlichen Kosten sind die Nutzung der Plattform zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation im Interviewmodus, die Kosten für die laufende Wartung und Updates, Versionierung/Archivierung sowie Exportmöglichkeiten für die eigene Verfahrensdokumentation enthalten.

Die o.g. Preise verstehen sich jeweils zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

Damit erhalten Sie eine komfortable und strukturierte Lösung, um Ihrer gesetzlichen Verpflichtung ordnungsgemäß nachzukommen.

Selbstverständlich besteht keine Pflicht, diese Software zu nutzen. Sie können die Verfahrensdokumentation auch eigenständig oder mit anderen Softwarelösungen erstellen.

Wichtig ist jedoch, dass im Fall einer Betriebsprüfung eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation vorgelegt werden kann. Daher benötigen wir die Dokumentation ebenfalls, um Sie im Prüfungsfall bestmöglich vertreten zu können.